Principi Generali

CHE COS'È IL CODICE ETICO?

ULTIMO AGGIORNAMENTO 31 MARZO 2021.

Il Codice Etico è un documento, approvato dal Consiglio di Amministrazione di Spindox S.p.A. (di seguito solo “Spindox” o “Società”), che raccoglie i principi fondamentali etici e di condotta che ispirano l’attività e le decisioni di Spindox.

Il Codice Etico richiama anche principi di comportamento che consentono di prevenire i reati di cui al D.Lgs. 231/2001 e deve, quindi, essere considerato parte integrante del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.Lgs. 231/2001 e strumento fondamentale per il conseguimento degli obiettivi di quest’ultimo.

CHI SONO I DESTINATARI DEL CODICE ETICO?

Il Codice Etico si applica a tutti i membri del Consiglio di Amministrazione, ai direttori, ai manager, ai dipendenti, ai collaboratori e ad altri soggetti o società che agiscono in nome e per conto di Spindox nonché alle società in cui Spindox detiene partecipazioni. Spindox si adopera per far sì che il Codice Etico sia considerato un punto di riferimento per la condotta negli affari anche da parte di quei soggetti con i quali mantiene rapporti di affari, quali consulenti, fornitori, appaltatori/subappaltatori, clienti, mediatori e intermediari.

COME SI VIENE A CONOSCENZA DEL CODICE ETICO?

La Società promuove iniziative e programmi di formazione per assicurare la conoscenza e la diffusione del Codice Etico, una corretta comprensione dello stesso al proprio interno nonché la consapevolezza da parte dei destinatari della necessità e del valore di operare con la massima correttezza. Spindox cura la diffusione del Codice anche all’esterno, fornendo il necessario supporto interpretativo delle disposizioni in esso contenute, per informare compiutamente fornitori, appaltatori, subappaltatori e tutti gli altri interlocutori, sia privati che istituzionali, circa i valori che essa intende promuovere e, in generale, la politica aziendale alla quale essa si ispira.

DOVE È POSSIBILE REPERIRE IL CODICE ETICO?

Il Codice Etico è consultabile sul sito internet della società all’indirizzo https://spindox.it/it/codice-etico e sul portale intranet (CWW) da cui i dipendenti possono scaricarlo liberamente.

IL CODICE ETICO PUÒ ESSERE MODIFICATO?

Il Codice Etico è soggetto a revisione periodica da parte del Consiglio di Amministrazione di Spindox. L’attività di revisione tiene conto, tra l’altro, dei commenti e dei suggerimenti ricevuti dall’Organismo di Vigilanza, dagli Amministratori, dai direttori, dai manager e dai dipendenti, delle evoluzioni normative e delle migliori pratiche, nonché dell’esperienza acquisita nell’applicazione del Codice Etico stesso. Le eventuali modifiche al Codice Etico introdotte a seguito di questa attività di revisione sono pubblicate e rese disponibili con le modalità sopra riportate.

CHI SIAMO

Spindox è una società multinazionale in costante espansione. La sua missione è sostenere l’innovazione del business dei propri clienti offrendo consulenza, servizi di information & communication technologies (ICT), soluzioni tecnologiche e supporto alla ricerca.

DI COSA CI OCCUPIAMO

In coerenza con la propria missione, Spindox opera in quattro ambiti:

Consulenza per il business (strategy design, experience design, product/service design) e consulenza IT (governance, analisi, cybersecurity, compliance)
Servizi ICT (system integration, sviluppo software, manutenzione applicativa, supporto alle operations, help desk / service desk, ingegneria di rete, gestione di infrastrutture hardware e software)
Tecnologia (soluzioni software)
Ricerca e discovery (progetti di prototipizzazione/industrializzazione, individuazione di nuovi prodotti, inovazione estrema)

L’obiettivo della nostra attività è la piena soddisfazione delle esigenze della clientela e crediamo nell’instaurazione di una collaborazione duratura ispirata alla correttezza e alla trasparenza.

Cosa facciamo

Valutiamo le migliori soluzioni affinché il cliente ottenga la massima soddisfazione.
Siamo alla costante ricerca di servizi e prodotti innovativi e lo facciamo attraverso studio e sperimentazione.
Vogliamo distinguerci ed essere scelti dagli operatori del mercato per la qualità dei nostri servizi e dei nostri prodotti.
Offriamo servizi e prodotti che non siano solo tecnicamente avanzati, ma anche eticamente corretti.
Forniamo informazioni accurate, veritiere ed esaurienti circa i servizi e i prodotti offerti, per consentire ai clienti di assumere decisioni consapevoli.
Assicuriamo adeguate modalità di dialogo e di ascolto, impegnandoci a dare un riscontro ai suggerimenti ed ai reclami, in modo tale da consolidare il rapporto di fiducia.

Cosa non facciamo

Non proponiamo servizi e prodotti che non abbiano una concreta utilità.
Non utilizziamo idee o innovazioni altrui senza autorizzazione, ma facciamo nostri i principi della open innovation.
Siamo contrari a qualsiasi pratica di facilitazione che possa turbare la libera concorrenza.
Non diamo seguito a richieste dei nostri clienti che riteniamo possano essere in contrasto con i nostri principi etici.
Non utilizziamo i nostri o gli strumenti informatici dei nostri clienti per effettuare pratiche illecite o per finalità diverse dalla corretta esecuzione del nostro lavoro.

SIAMO PERSONE!

Spindox è costituita da persone. Solo grazie al loro apporto umano e professionale siamo diventati ciò che siamo.

Cosa facciamo

Selezioniamo le nostre persone in base a criteri oggettivi basati su merito, competenza e professionalità.
Per noi tutte le persone hanno pari diritti e devono avere le stesse opportunità. Rispettiamo e valorizziamo la diversità che si manifesta attraverso le idee personali, la cultura e i valori di ciascun individuo. Ascoltiamo le opinioni e le esperienze diverse, senza alcun pregiudizio.
Sviluppiamo piani volti a garantire l’equa rappresentanza di genere e la presenza femminile anche nelle posizioni di maggior responsabilità.
Promuoviamo un ambiente di lavoro collaborativo e caratterizzato dal rispetto reciproco.
Garantiamo condizioni di lavoro adeguate e la corresponsione di una retribuzione proporzionata alla quantità e qualità del lavoro svolto, applicando quanto previsto dal CCNL di riferimento.
Crediamo fermamente che il lavoro sia una componente della vita di ciascun individuo e tenendo conto delle continue evoluzioni del mondo del lavoro:
– attuiamo politiche di corporate welfare;
– promoviamo il lavoro agile e multi-localizzato (c.d. smart working) garantendo il diritto all’equilibrio fra tempo del lavoro e tempo del non lavoro e quindi alla disconnessione dalle strumentazioni tecnologiche e dalle piattaforme informatiche di lavoro.
Reputiamo fondamentale la competenza e professionalità dei nostri dipendenti.
Promuoviamo iniziative formative volte a valorizzare ed accrescere le competenze delle nostre persone.
Chiediamo a tutti impegno, dedizione, correttezza e rispetto.
Crediamo in un ambiente di lavoro salubre, sicuro e protetto:
– la salute e la sicurezza delle nostre persone sono alla base di tutte le nostre scelte, per cui effettuiamo le necessarie azioni per prevenire i rischi derivanti dall’espletamento della prestazione lavorativa;
– riduciamo al minimo il nostro impatto ambientale diretto e indiretto attraverso il miglioramento continuo della nostra performance ambientale.
Crediamo nel rispetto della riservatezza sia delle nostre persone sia delle informazioni che vengono acquisite nello svolgimento della prestazione lavorativa.
Trattiamo con cura i beni materiali (es. telefoni, computer) e immateriali dell’azienda (es. e-mail, software) e non li usiamo per scopi estranei all’azienda: ogni dipendente è chiamato a utilizzare le risorse e le dotazioni informatiche di qualsiasi natura nel pieno rispetto delle stesse, dei dati in esse contenuti, delle informazioni che con le stesse si possano raggiungere.
Le nostre persone si attengono alle regole aziendali che sono la guida per tutte le loro attività.
Osserviamo e promuoviamo il rispetto delle norme di legge vigenti in materia di salvaguardia dei diritti degli adulti e dei bambini (“diritti umani”) in quanto direttive fondamentali e universali.

Cosa non facciamo

Non cediamo a pressioni e non facciamo favoritismi, che non giovano alla nostra crescita.
Non tolleriamo alcun tipo di discriminazione basata, ad esempio, su appartenenza etnica o nazionalità, genere, religione, età, disabilità, orientamento sessuale, stato di gravidanza ecc.
Non tolleriamo ritorsioni contro chiunque denunci un comportamento discriminatorio.
Non tolleriamo alcuna forma di molestia, prevaricazione e condotta offensiva.
Non approfittiamo dei dipendenti chiedendo loro di lavorare oltre quanto contrattualmente stabilito e senza garantire loro un’adeguata retribuzione.
Non ci accontentiamo di offrire al cliente un servizio sufficiente.
Non possiamo permetterci di essere poco preparati, ne andrebbe della nostra reputazione.
Non facciamo cose che non siamo in grado di controllare.
Non esponiamo i nostri dipendenti a rischi nello svolgimento della loro attività che possano causare incidenti, emergenze, problemi di salute o problemi di sicurezza.
Non diffondiamo informazioni relative al nostro personale o quelle apprese nel corso del nostro lavoro, in assenza di comprovate esigenze.
Non permettiamo il prestito, la vendita o donato senza autorizzazione.
Lo scambio non criptato di dati (per es. tramite e-mail o chiavetta USB) non è un mezzo di comunicazione sicuro.
Non chiediamo ai nostri dipendenti di porre in essere condotte illecite o comunque contrarie alle regole aziendali.
Respingiamo qualsiasi tipo di sfruttamento del lavoro minorile, forzato o obbligatorio nonché qualsiasi forma di tratta di esseri umani e di schiavismo moderno. Quanto detto è valido non solo all’interno della nostra azienda, ma ovviamente anche in relazione alla condotta da adottare nei rapporti con i partner commerciali.

NON SIAMO SOLI

Durante la nostra attività ci relazioniamo con diversi interlocutori. Nei loro confronti non cambiano il nostro approccio e la nostra etica. Agiamo con lealtà, correttezza, integrità e imparzialità sempre nel pieno rispetto della legalità.

Cosa facciamo

Conduciamo le trattative commerciali e portiamo avanti i rapporti contrattuali con correttezza, lealtà e serietà.
Selezioniamo i nostri fornitori (consulenti, business partner ecc.) in base a criteri oggettivi di competenza, affidabilità e professionalità, concorrenza e economicità.
Effettuiamo verifiche volte a intrattenere rapporti con controparti affidabili e con alti standard etici: ogni rapporto di fornitura e collaborazione è vincolato al rispetto delle leggi e dei regolamenti in materia di lavoro, salute e sicurezza, ambiente, anti-corruzione e ciascun fornitore dovrà garantire il rispetto dei diritti fondamentali dell’uomo, dei principi di parità di trattamento e di non discriminazione, nonché la tutela del lavoro minorile e forzato.
Nell’esecuzione del contratto chiediamo diligenza, professionalità, lealtà, trasparenza e riservatezza.
Concediamo omaggi solo se simbolici o di valore tale da non minare l’indipendenza di giudizio del soggetto ricevente e neppure essere interpretati come finalizzati all’ottenimento di un trattamento di favore.
Intratteniamo rapporti collaborativi, corretti e trasparenti con gli esponenti della pubblica amministrazione.
Crediamo nella crescita del tessuto socio-economico e a tal fine effettuiamo erogazioni liberali e patrocini nei confronti di associazioni, scuole ecc.
Ci atteniamo rigorosamente alle disposizioni di legge in materia di resoconti finanziari e procedure di contabilità regolari.
Presentiamo dichiarazioni fiscali e tributarie che rispecchiano fedelmente l’andamento della Società.
Accettiamo incassi ed eseguiamo pagamenti basati su operazioni effettive e giustificate.
Abbiamo a cuore l’integrità e l’onestà.
Utilizziamo informazioni privilegiate nostre o acquisite presso i clienti unicamente per la corretta esecuzione dell’incarico.
Tuteliamo la segretezza e la riservatezza delle informazioni, anche di quelle di cui veniamo a conoscenza in occasione dei rapporti con i clienti e le terze parti.

Cosa non facciamo

Non offriamo né accettiamo somme di denaro, omaggi, intrattenimenti o altri vantaggi per concludere una trattativa o per continuare un rapporto contrattuale.
Non effettuiamo scelte basate su criteri che non siano oggettivi secondo modalità dichiarate e trasparenti.
Non intraprendiamo iniziative di business con soggetti dei quali sia conosciuto o anche solo sospettato il coinvolgimento in organizzazioni criminali, in operazioni di ricettazione o riciclaggio o altri tipi di attività illecite e interrompiamo il rapporto qualora tali pratiche dovessero essere accertate nel corso dell’esecuzione del rapporto.
Non tolleriamo la violazione dei principi di legalità, diligenza, trasparenza, riservatezza e rispetto della dignità della persona che sono giusta causa di risoluzione dei contratti con i fornitori.
Non accettiamo dai fornitori proposte di benefici per favorirne l’attività.
Non prestiamo il fianco a pratiche corruttive, comportamenti collusivi e favoritismi illeciti e, pertanto, non ci aspettiamo niente in cambio quando consegniamo un omaggio.
Non influenziamo impropriamente le decisioni della Pubblica Amministrazione offrendo compensi in denaro o altra utilità, quali opportunità commerciali o di lavoro, che possano avvantaggiare i pubblici ufficiali o i soggetti incaricati di pubblico servizio, nonché i familiari degli stessi o persone comunque da loro indicate.
Non sfruttiamo conoscenze per ottenere alcun tipo di vantaggio o agevolazione.
Condanniamo qualsiasi comportamento volto a ottenere, da parte della Pubblica Amministrazione qualsiasi tipo di contributo, finanziamento o altra erogazione per mezzo di dichiarazioni e/o documenti alterati o falsificati.
Non concediamo contributi e erogazioni senza aver prima verificato la destinazione dell’elargizione e la corrispondenza con la nostra etica.
Le relazioni di Spindox con enti privati, quali gli enti no-profit, non possono in alcun modo comprometterne l’integrità e la reputazione.
Non ammettiamo registrazioni in contabilità che non siano accuratamente appostate.
Non modifichiamo o falsifichiamo le informazioni contenute in qualsiasi tipo di documento.
Non tolleriamo pratiche illecite volte a mascherare il reale andamento economico e finanziario della Società.
Non ammettiamo il coinvolgimento in pratiche illecite ad es. di riciclaggio di denaro e di finanziamento del terrorismo.
Non assumiamo decisioni quando abbiamo un conflitto di interessi.
Se si possiedono “informazioni privilegiate” su Spindox o su imprese che fanno affari con Spindox, è vietato eseguire transazioni di titoli o compiere qualsiasi altra operazione che tragga vantaggio da queste informazioni.
Non riveliamo queste informazioni ad altre persone, come amici o familiari, in modo che ne traggano vantaggio.

CHI CONTROLLA L’OSSERVANZA DEL CODICE ETICO?

Spindox ha istituito un Organismo di Vigilanza ex D. Lgs. 231/2001 che ha il compito di monitorare e vigilare sull’attuazione del Modello Organizzativo e del Codice Etico da parte dei Destinatari, anche attraverso l’accoglimento di segnalazioni e suggerimenti.

COSA ACCADE SE IL CODICE ETICO NON VIENE RISPETTATO?

Nel caso in cui non vengano rispettate le regole contenute nel presente Codice Etico, il trasgressore sarà passibile di sanzione.

ORA È IL TUO TURNO: PRENDI LE GIUSTE DECISIONI

Ti viene chiesto di leggere il Codice Etico, di comprenderne i contenuti e improntare i tuoi comportamenti a quelli sopra indicati.

Perché una decisione da noi adottata sia etica, dobbiamo chiederci:

È lecita?
È in linea con le politiche aziendali?
Rientra nelle mie competenze ed è conforme alla tolleranza del rischio stabilita da Spindox?
Se gli altri sapessero che ho assunto questo comportamento, avrei la loro approvazione?
Il mio comportamento rientra nel “cosa facciamo”?

Se la risposta a una qualsiasi di queste domande è “no” o anche solo “forse”:

1. Contatta subito il tuo superiore diretto. Se è il tuo superiore a chiederti un comportamento non conforme con il presente Codice Etico, non preoccuparti, ma contatta l’Organismo di Vigilanza al seguente indirizzo di posta elettronica: spindox.reporting@gmail.com.
2. Se sospetti o vieni a conoscenza di una presunta violazione del Codice Etico o di altre condotte improprie per la Società effettua una segnalazione scrivendo, così come sopra, a: spindox.reporting@gmail.com.

L’accesso alla casella di posta elettronica spindox.reporting@gmail.com è consentito ESCLUSIVAMENTE al Presidente e al Segretario dell’Organismo di Vigilanza, professionisti qualificati NON dipendenti di Spindox spa. Quindi la tua segnalazione rimarrà riservata e a conoscenza dei soli componenti esterni dell’Organismo di Vigilanza.

Qualora tu non voglia usare l’e-mail puoi inviare una lettera in formato cartaceo, sia mediante posta ordinaria che raccomandata, al seguente indirizzo: Presidente dell’Organismo di Vigilanza c/o Spindox S.p.A., via Bisceglie 76, 20152 Milano.

Qualora nella tua segnalazione siano presenti dati personali, questi verranno trattati secondo quanto previsto dal Reg. UE 679/2016 (GDPR) sulla base giuridica del “Legittimo interesse del Titolare” seguendo il principio della “minimizzazione”, per una tua maggior tutela ti ricordiamo che le informazioni comunicate nell’ambito di un sistema di whistleblowing devono rimanere fattuali e avere un collegamento diretto con l’oggetto della segnalazione.