El director de proyecto es responsable de las fases de inicio y planificación, ejecución, control y cierre de un proyecto. Su propósito es garantizar la consecución de los objetivos del proyecto, asegurando el cumplimiento de los costes, los plazos y la calidad acordados con el cliente. Así como el buen funcionamiento del equipo.
Project Manager: ¿Quién es? ¿Cómo es él? ¿Qué hace?
Seguro que si trabajas en una organización, ya sea pública o privada, habrás oído hablar de la función del director de proyectos (o PM) e incluso puede que hayas trabajado con alguien en esta función. Pero, ¿se ha preguntado alguna vez en qué consiste este perfil laboral y cuáles son sus tareas y competencias?
El PM es la persona encargada de gestionar un proyecto en todas sus fases. Está presente en las primeras reuniones con el cliente, planifica las diferentes actividades estableciendo un equipo óptimo, guía el trabajo a lo largo de la duración del proyecto, interactúa con las partes interesadas internas/externas, gestiona el presupuesto, los plazos y los entregables.
El estudio y la experiencia son la base de su éxito. Para lograr sus objetivos, se dota de método, paciencia y determinación, pero también de fuerza y entusiasmo.
Donde una persona normal ve un problema, un PM suele saber aprovechar una oportunidad de la que se benefician el proyecto y su equipo. No se les piden milagros, no están dotados de superpoderes, pero tienen una muy buena capacidad de adaptación y de combinar sus habilidades duras y blandas.
Duras y blandas, ciertas habilidades son esenciales
En virtud de la relevancia y la complejidad de la función de gestor de proyectos, es deseable que quien se embarque en esta carrera domine no sólo las principales herramientas y metodologías de la gestión de proyectos, sino que también esté dotado de los conocimientos tecnológicos y del sector necesarios. Esto, además de permitirle comprender mejor el problema empresarial del cliente, garantizará que el PM pueda ser eficazmente reactivo y flexible ante variaciones e imprevistos.
Sin embargo, junto a las habilidades más técnicas, un buen PM debe distinguirse sobre todo por sus habilidades transversales. Gestionar un proyecto significa también gestionar diferentes partes interesadas, cada una con sus propias características, puntos de vista y necesidades. Para orquestarlos, es esencial poder contar con sólidas habilidades de comunicación y liderazgo: un buen director de proyecto debe ante todo dar ejemplo, ser autoritario, responsable y capaz de inspirar confianza y optimismo a sus colegas.
Como jefe de proyecto, el PM es capaz de reconocer y resolver rápidamente los problemas gracias a su capacidad de análisis y síntesis, así como a su proactividad. Siempre está al tanto de los procesos en curso y, cuando procede, delega sabiamente la realización de determinadas tareas.
Las habilidades blandas del PM podrían resumirse de la siguiente manera:
- Liderazgo: un buen gestor de proyectos debe ser un ejemplo de compromiso e integridad. Tiene autoridad y toma la iniciativa para alcanzar los objetivos fijados.
- Comunicación: ser un buen negociador, gestionar las expectativas de las partes implicadas, relacionarse con entusiasmo y simpatía, también saber decir no.
- Resolución de problemas y proactividad: ser capaz de reconocer y resolver problemas rápidamente, dividiendo y delegando tareas entre los miembros del equipo.
- Organización: aborda con éxito varios proyectos y, al mismo tiempo, mantiene la calma y se ocupa de todos los detalles.
5 consejos para ser un buen gestor de proyectosMejorar sus habilidades de comunicación
1.Mejora tu capacidad de comunicación
El primer ministro está siempre en contacto con la gente: debe ser carismático, capaz de escuchar y hacerse entender con facilidad, y también de distinguir cuándo es el momento de adoptar un tono más autoritario y cuándo de ponerse al mismo nivel que los demás.
La importancia de una buena capacidad de comunicación está avalada por numerosos estudios: los equipos que incluyen un director de proyecto capaz de comunicarse eficazmente realizan más proyectos a tiempo y dentro del presupuesto.
2.Basar sus decisiones en la información
Independientemente de su experiencia previa en la coordinación de proyectos, una regla que nunca debe perder de vista es la de informarse siempre con detalle. Reúna toda la información necesaria y recuerde consultar periódicamente los objetivos principales para tener siempre presente la dirección correcta y así desplegar todos los recursos de forma eficaz.
Además, para tomar cualquier decisión, es imprescindible contar con los datos disponibles desde el inicio de los trabajos, pero también actualizarlos constantemente, vigilar cualquier cambio en el contexto e integrar los conocimientos sobre los sujetos afectados por el proyecto.
3. Aprovechar la tecnología
La visibilidad del proceso y la comunicación eficaz son dos aspectos del trabajo en colaboración. Tener toda la información almacenada en un solo lugar hará que sus procesos sean más ágiles y eficientes. Además, el uso de calendarios digitales, aplicaciones de recordatorio y gestores de tareas optimizará la organización de sus proyectos, facilitando el seguimiento y el cumplimiento de las expectativas del cliente.
Una de las herramientas más utilizadas es JIRA, una plataforma con plantillas de gestión de proyectos preconfiguradas y personalizables. Con Jira es posible planificar las tareas y repartirlas entre los miembros del equipo, supervisar su progreso y luego liberarlas.
4. Conoces a tu equipo como la palma de tu mano
Es esencial prestar especial atención a la distribución de las tareas. Para una gestión eficaz de la carga de trabajo, debe conocer los puntos fuertes y débiles de cada uno de los miembros de su equipo. A veces, ir más allá del ámbito profesional ayuda a estrechar los lazos con sus empleados, a ganarse su confianza y a hacer que se sientan escuchados. Esto, a su vez, permite aumentar su productividad y, en general, mejora el clima dentro del equipo y, en última instancia, los resultados.
5. Aprenda también a decir que no
Especialmente cuando se trata de pequeñas empresas, es necesario saber cuándo parar y no aceptar nuevos clientes o nuevos pedidos. Esta es también la tarea del director del proyecto, que tendrá que analizar el tiempo y los recursos para evaluar la viabilidad de un proyecto.
Vivir feliz en Dogix
El número de puestos vacantes como gestores de proyectos no ha dejado de crecer en los últimos años. Según una encuesta de Pulse of the Profession realizada por el PMI (Project Management Institute), por primera vez en cinco años, más proyectos alcanzan su objetivo y se completan dentro del presupuesto. Por el contrario, las empresas que no dan prioridad a las iniciativas de gestión de proyectos son las que más proyectos fracasan.
Todo parece indicar que la gestión de proyectos seguirá dando mucho que hablar en los próximos años. Si te interesa el mundo de la gestión de proyectos y crees que reúnes las características necesarias, el equipo de Dogix, la marca de consultoría informática de Spindox, puede ser el lugar adecuado para que entres, crezcas y mejores.
La transformación digital, los rápidos cambios en los escenarios geopolíticos y el potencial de la tecnología, combinados con una mutación antropológica y cultural en el mundo del trabajo y de la empresa, han desencadenado la proliferación de nuevos proyectos que inciden, por un lado, en los aspectos relacionados con las tecnologías de la información y, por otro, imponen el cumplimiento de políticas relacionadas con la sostenibilidad medioambiental y social. Spindox está a la vanguardia de la creación, la aplicación y la difusión de proyectos innovadores, y Dogix desempeñará un papel cada vez más estratégico y crucial en la dirección del cambio y la planificación de los próximos pasos a dar para que el futuro no sólo sea imaginable, sino también y sobre todo realizable.
Dogix es una empresa joven y enérgica que ha sabido, en quince años de experiencia, hacer de la diversidad de cada individuo un valor y una cualificación: en Dogix cada individuo es portador de una contribución única y, por tanto, tiene el potencial de contribuir de manera especial a la realización de un proyecto o de un servicio. No hay innovación sin una mezcla de estilos, géneros y puntos de vista. No hay innovación sin integración y respeto a la diversidad. Por ello, en Dogix la palabra Project Manager se declina en masculino y femenino de forma totalmente equilibrada.
Dogix está siempre a la búsqueda de personas curiosas, comunicativas y polivalentes a las que formar y acompañar en su camino de crecimiento.
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