En los últimos dos años, la transformación digital ha sido el objetivo de las empresas y las AP. Pero para que el cambio no sea meramente aparente, se necesita una gobernanza experta y segura.
La burocracia italiana
Para Weber era una jaula de acero que limita la libertad individual y de la que no se puede escapar. Kafka le dedicó una novela, El proceso, en la que destaca todo su absurdo. En la literatura distópica, es el símbolo de la pérdida de la identidad y el sentido común en favor del control y la ineficacia promovidos como modelo de excelencia. Estamos hablando de burocracia. Nacida de las tesis racionalistas con el objetivo de poner orden en el caos y hacer más lineales los procedimientos administrativos, con el tiempo, con la acumulación de normas, leyes y lagunas, la burocracia y los burócratas se han convertido en sinónimo de desorden e ineficacia.
Como una cadena que debería haberse beneficiado de la fuerza de cada uno de sus eslabones, los administradores altamente especializados y con poderes, la burocracia se ha convertido con el tiempo en su contrario. La compartimentación extrema se ha convertido en un sinsentido. Cada individuo se ha convertido en responsable de una sola porción de un proceso mucho más amplio cuya finalidad última es a menudo desconocida. La alienación es el sentimiento predominante, tanto para los que trabajan en este campo como para los que tienen que lidiar con él.
Complejo en toda organización, el aparato burocrático se vuelve aún más extenso cuando se encuentra con la maquinaria estatal. En un país como Italia, pues, se arrastra el vulnus de una gestión de los asuntos públicos hecha de acumulación y no de optimización y racionalización. La simplificación es una palabra que resuena desde hace años en los programas electorales, así como en las cifras del gobierno. Pero también en las directivas europeas que advierten a Italia del riesgo real de quedar fuera de juego para las inversiones internacionales.
El aparato burocrático no sólo asusta a las empresas locales, sino también y sobre todo a los empresarios extranjeros. Consideran que la maraña de leyes, permisos y certificaciones es un obstáculo a menudo insuperable, por lo que deciden llevar su financiación a otros países. Los países que han sido capaces de gobernar mejor estos procesos a lo largo del tiempo y se han vuelto más atractivos también desde este punto de vista.
Desde 1989, el World Competitiveness Ranking clasifica a los países en función de su competitividad económica. Se utilizan cientos de criterios, divididos en cuatro categorías:
- Resultados económicos: economía nacional, comercio e inversiones internacionales, tasa de empleo, coste de la vida;
- Eficiencia gubernamental: finanzas públicas, impuestos, marcos institucionales, normativa empresarial, contexto social;
- Eficiencia empresarial: productividad, mercado laboral, gestión, valores corporativos;
- Infraestructuras: básicas, tecnológicas, científicas, sanitarias, medioambientales y educativas.
En esta evaluación, en la que los países de la UE ocupan más de la mitad de los diez primeros puestos, Italia no logra superar el umbral de la 40ª posición (puestos ocupados de 2017 a 2021: 44, 42, 44, 41). Por tanto, la burocracia también está afectando al crecimiento económico italiano, ya que las empresas extranjeras y las multinacionales prefieren no invertir en Italia. El temor es precisamente el de ser sumergido por el agobiante tsunami burocrático italiano.
Después de tantos discursos, a menudo vacíos, ha llegado el momento de cambiar y abordar seriamente la llaga de la simplificación, avanzando hacia la transformación digital por un lado y el cambio cultural por otro.
La burocracia: el enemigo común de la AP y las empresas
En los dos últimos años, el impulso de la digitalización ha desempeñado un papel importante para las administraciones públicas y las empresas en Italia y en todo el mundo. Tanto las empresas como las oficinas públicas pueden desempeñar un papel importante en la lucha contra la burocracia, sustituyendo palabras como estratificación, estandarización y rutina por experimentación, apertura y digitalización. Para ello, es necesario aunar la cultura de la administración del Estado y los conocimientos tecnológicos. Por lo tanto, es necesario abordar la digitalización de la AP de forma innovadora, aprovechando adecuadamente las oportunidades que ofrece la tecnología y contextualizándolas en los procesos y la misión institucional de las funciones estatales.
La burocracia es el enemigo común que hay que combatir para competir en el mercado, en un mundo cada vez más acelerado. La AP italiana es una de las pocas organizaciones que se han mantenido fieles al concepto de cadena de montaje, en la que cada oficina es una pieza con responsabilidades fragmentadas sin ninguna visión de conjunto. Esto va en detrimento tanto del funcionario (que sólo se percibe como parte de un engranaje) como del ciudadano, que no puede beneficiarse del servicio al que tiene derecho.
Sin embargo, reformar la burocracia y simplificar a través de la digitalización no sólo significa reducir el tiempo, agilizar los procesos, recortar los costes y aplicar los mismos criterios a la AP que al sector privado.
El Estado también tiene la tarea de tener en cuenta los intereses generales de los ciudadanos, no sólo de aquellos que son más hábiles y están acostumbrados a seguir los procedimientos. Por ello, la AP debe atenerse a la ley, debe tener en cuenta la brecha digital cultural además de la tecnológica, y atender a todos los ciudadanos por igual.
Tenemos que incorporar las competencias técnicas del sector privado a la AP y hacer que los burócratas hablen con los técnicos. Iniciar una conversación que conduzca a la adquisición mutua de competencias que permitan replantear los procesos, las tecnologías, pero también la cultura y la formación. Simplificar los procesos burocráticos significa apoyarse en una gobernanza con experiencia en la gestión de proyectos y programas complejos, en el diseño de arquitecturas tecnológicas, en personas con experiencia tanto tecnológica como procedimental. Porque los equipos informáticos sólo son útiles si van acompañados de una cultura de administración estatal.
Dogix: la gobernanza de Spindox al servicio de la transformación digital
Los retos de la transformación digital exigen que la gobernanza sea el motor de los proyectos, con vistas a la mejora continua, y no el mero control burocrático. El primer reto es el de la velocidad y la capacidad de evaluar correctamente las oportunidades. En un contexto de cambio rápido, identificar y gestionar los elementos de incertidumbre es un elemento clave para acortar el tiempo de maduración y desarrollo. Existe una correlación cada vez más estrecha entre el tiempo de entrega de los proyectos y el tiempo de comercialización.
En segundo lugar, es innegable la proliferación de partes interesadas en los proyectos de TI. Se multiplican los usuarios, los propietarios y gestores de procesos, los responsables de la toma de decisiones empresariales. Todos ellos son actores que el director del proyecto debe ayudar a identificar y con los que debe desarrollar y mantener las relaciones adecuadas. Se trata de determinar las necesidades y los intereses, decidir qué herramientas de comunicación utilizar, qué compartir y con quién, y qué información aprovechar entre toda la disponible.
El tercer aspecto relevante es la métrica para evaluar los proyectos de TI. En el contexto de la transformación digital, el valor de un proyecto de TI está cada vez menos relacionado con los aspectos técnicos. El proyecto de TI que merece la pena es el que permite el cambio digital y, por tanto, es una fuente de ventaja competitiva para la organización. En el contexto de la transformación digital, las organizaciones se enfrentan a estos retos como perspectivas de cambio y discontinuidad que a menudo implican la necesidad de gobernar programas que son complejos en términos de alcance, impacto financiero y tiempos de liberación.
Dogix es capaz de apoyar a sus clientes como socio en las diferentes fases del ciclo de vida de estos programas, empezando por la evaluación de las oportunidades de negocio y financieras, pasando por el seguimiento y la gestión de costes y recursos, hasta el análisis de los beneficios obtenidos y su alineación con los objetivos estratégicos de la organización. En el control de costes y la gestión económica, Dogix apoya al cliente en los procesos de presupuestación, administración de TI y control del gasto. Todo ello, no sólo de forma operativa, sino también en la definición de políticas, directrices y mejores prácticas.
Dogix es el socio ideal para el departamento de TI que no quiere limitarse a reaccionar a las demandas del negocio. Les apoya en la definición de una estrategia de TI capaz de apoyar los procesos empresariales de forma proactiva y con vistas a una implantación estratégica, en la que la tecnología no es sólo un factor facilitador, sino una verdadera ventaja competitiva.
En un momento en el que la crisis, la precariedad y el riesgo parecen socavar la estabilidad de las empresas, el espíritu empresarial y el mundo del trabajo, la única forma de reaccionar es sacar lo mejor de cada reto. Hoy, el objetivo es romper la jaula de acero, romper las cadenas de la burocracia y hacer transparentes los procesos que antes eran opacos.
Tenemos la tecnología y las habilidades para hacerlo: sólo tenemos que actuar.
